Exchange für Stadtverwaltung

Use Case Hosted Exchange

Hosted Exchange für eine Stadtverwaltung: 60 Postfächer, strenge Compliance

Eine Stadtverwaltung mit 60 Mitarbeitenden musste ihre E-Mail-Infrastruktur erneuern. Der bestehende Mailserver war veraltet, die Wartung teuer. Platinbaum migrierte auf Hosted Exchange – mit besonderem Fokus auf Archivierung und Datenschutz.

Migration von 60 Postfächern mit durchschnittlich 8 GB Daten pro Postfach
Revisionssichere E-Mail-Archivierung für 10 Jahre eingerichtet (GoBD-konform)
Shared Mailboxes für Bürgerservice, Standesamt und Bauamt
Ressourcen-Buchung für 5 Besprechungsräume über den Exchange-Kalender
Mehrstufiger Spam- und Phishing-Schutz für besonders sensible Kommunikation
AVV und Sicherheitsdokumentation für die Datenschutzbeauftragte bereitgestellt

10 Jahre Archivierung

Revisionssichere Aufbewahrung aller E-Mails – GoBD-konform, per Volltextsuche durchsuchbar.

60 Postfächer migriert

Alle Mitarbeitenden, alle Abteilungen – ohne Ausfallzeit, ohne verlorene Daten, an einem Wochenende.

Kein eigener Server mehr

Der alte Mailserver wurde abgeschaltet. Keine Wartung, keine Hardware-Kosten, keine nächtlichen Updates mehr.

Vorgehen

Öffentliche Verwaltung erfordert Sorgfalt

Die Migration erfolgte in enger Abstimmung mit der IT-Leitung und der Datenschutzbeauftragten. Jeder Schritt wurde dokumentiert und freigegeben, bevor der nächste begann.

Ergebnis

Archiviert, geschützt, entlastet

Die Verwaltung hat jetzt eine professionelle E-Mail-Lösung mit automatischer Archivierung, Ressourcen-Buchung und persönlichem Support – ohne eigene Server-Hardware.